Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Torsten Schollmayer
KiHire — Agentic Sourcing
Dechant-Fassbender-Str. 7, 40670 Meerbusch
E-Mail: info@kihire.de | Telefon: +49 151 22655480

2. Übersicht der Verarbeitungen

KiHire ist eine Recruiting-Plattform (Agentic Sourcing) für das Gesundheitswesen im DACH-Raum. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Zwecke.

3. Rechtsgrundlagen

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — bei Aufnahme in den Kandidaten-Pool und Profilerstellung
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — bei Personalvermittlungsleistungen gegenüber Arbeitgebern
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — bei Plattform-Sicherheit und Weiterentwicklung unserer Vermittlungsleistung

4. Verarbeitungszwecke und Datenkategorien

4.1 Personalvermittlung

Wir verarbeiten folgende Kandidaten-Daten:

• Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Fachbereich, Qualifikation, Berufserfahrung
• Gehaltsvorstellung
• Postleitzahl / Region (kein genauer Wohnort)
• Verfügbarkeit und Wechselbereitschaft

4.2 Peer-Empfehlungen

Kandidaten können Kolleginnen und Kollegen empfehlen. Empfohlene Personen werden informiert und können der Aufnahme widersprechen.

4.3 Website-Nutzung

Technische Daten (IP-Adresse, Browser-Typ, Zugriffszeit) werden ausschließlich für Betrieb und Sicherheit verwendet.

Zusätzlich führen wir eine Zugriffsstatistik ohne Personenbezug: Wir zählen Besuche automatisierter Programme von KI-Anbietern und halten fest, wenn ein Besuch von der Seite eines KI-Assistenten (etwa ChatGPT oder Gemini) zu uns führt. Gespeichert werden dabei ausschließlich der Name des Programms beziehungsweise der verweisenden Seite, der aufgerufene Bereich unserer Website und der Zeitpunkt. Es werden keine IP-Adressen, keine Cookies und keine Kennungen gespeichert, die einen Rückschluss auf einzelne Personen zulassen.

5. Datenempfänger und Drittlandtransfer

Hosting und Datenbank: Vercel und Supabase verarbeiten innerhalb der EU.

E-Mail-Versand: Jede E-Mail, die von dieser Plattform ausgeht, versenden wir über den Dienstleister Resend (Plus Five Five, Inc., San Francisco, USA) — darunter Anmeldebestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Bestätigung einer geänderten E-Mail-Adresse, Stellenvorschlag, Anfrage eines Arbeitgebers, Kontaktfreigabe, Kaufbestätigung und Rechnung. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht in die USA übermittelt.

Drittlandtransfer USA: Für diese Übermittlung besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der die EU-Standardvertragsklauseln einschließt. Der Anbieter ist zusätzlich unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Europäische Kommission hat für zertifizierte Unternehmen ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Wir haben den Eintrag zuletzt am 31. August 2026 im öffentlichen Verzeichnis des US-Handelsministeriums geprüft; er war zu diesem Zeitpunkt aktiv, die turnusmäßige Neuzertifizierung lief. Sie können ihn dort jederzeit selbst einsehen: dataprivacyframework.gov, Eintrag „Resend".

Rechnungsstellung: Kauft ein Arbeitgeber ein Kontaktpaket, erstellen wir die Rechnung über die Buchhaltungssoftware Papierkram (Papierkram GmbH, Deutschland). Übermittelt werden dabei Firmenname, Rechnungsanschrift und E-Mail-Adresse des Arbeitgebers sowie die Rechnungsposten. Daten von Kandidatinnen und Kandidaten werden dorthin nicht übermittelt.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Passende Stellen und Kandidaten werden automatisiert vorsortiert: ein regelbasiertes, deterministisches Verfahren vergibt Punkte (etwa für Fachbereich, Entfernung, Qualifikationen) und erzeugt daraus die Vorschlagsliste. Eine Entscheidung trifft dieses Verfahren nicht — ob ein Arbeitgeber jemanden anfragt, entscheidet er selbst, und ob seine Kontaktdaten übermittelt werden, entscheidet allein die betroffene Person durch ihre Freigabe. Es kommt dabei kein externer KI-Dienst zum Einsatz. Sollten wir künftig eine automatisierte Bewertung mit rechtlicher Wirkung einführen, informieren wir Sie vorab gesondert.

7. Speicherdauer

• Kandidaten-Daten: 24 Monate nach letzter Aktivität
• Shortlist-Daten: 12 Monate, danach Anonymisierung
• Vertragsdaten: 10 Jahre (HGB/AO)
• Logdaten: 7 Tage
• Änderungs-Protokoll der Karteikarte: so lange wie das Profil selbst — es wird mit der Löschung des Profils mitgelöscht

8. Cookies und Tracking

Keine Tracking-Cookies. Kein Google Analytics, kein Meta Pixel. Nur technisch notwendige Session-Cookies (Art. 25 Abs. 2 TDDDG).

9. Ihre Rechte (Art. 15-21 DSGVO)

• Auskunft (Art. 15)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21)
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3)

Kontakt: info@kihire.de

9.1 Widerruf einer Kontaktfreigabe

Haben Sie als Kandidatin oder Kandidat einem Arbeitgeber Ihre Kontaktdaten freigegeben, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen — formlos an info@kihire.de, mit einem Hinweis auf die betreffende Stelle. Ein Grund ist nicht erforderlich.

Was daraufhin geschieht:

• Wir bestätigen Ihnen den Eingang und halten den Widerruf mit Datum in unserem System fest.
• Wir fordern den Arbeitgeber schriftlich auf, Ihre Kontaktdaten zu löschen, und dokumentieren seine Rückmeldung.
• Sie erhalten eine Nachricht darüber, wie der Arbeitgeber geantwortet hat — oder darüber, dass er nicht geantwortet hat.

Wir werden unverzüglich tätig, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Was der Widerruf nicht kann: Er wirkt ab dem Zeitpunkt des Zugangs und macht die vorherige Weitergabe nicht ungeschehen. Ob der Arbeitgeber Ihre Daten tatsächlich löscht, liegt in seiner Verantwortung als eigenständig Verantwortlicher — wir fordern die Löschung an und halten fest, was er antwortet. Ihre Rechte gegenüber dem Arbeitgeber (Art. 17 DSGVO) bestehen daneben unabhängig fort. Solange er die Löschung nicht bestätigt hat, bleiben die einmal freigegebenen Daten auch in seinem Zugang bei uns sichtbar.

10. Beschwerderecht

Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz NRW, 40102 Düsseldorf — www.ldi.nrw.de

Stand: 31. August 2026